ASSO - Règlement intérieur

Publié par administrateur

Règlement intérieur Zanaky Lokaro

Le présent règlement permet de fonctionner en limitant les zones d'ombre souvent sources de conflits. Son acceptation mets tout le monde en accord.
Le principe du règlement est d'être plus adaptable et précis que les statuts,
il évoluera régulièrement pour être totalement adapté aux réalités du terrain.

Il ne doit en aucun cas être un frein à la réactivité et à la spontanéité
qui est nécessaire à la vie associative.

 

1/Fonctionnement administratif

Afin d'être proche de ses adhérents, l’association est constituée de deux antennes, l'une est située sur l’Ile de la Réunion et la seconde en métropole française.

 

BUREAU

Membres :
Chaque antenne a un bureau composé d'un-e vice-président-e, un-e vice-secrétaire, un-e vice-trésorier-e.

Un-e présidente générale est élu par les deux bureaux.

Election :
Les 2 bureaux sont élus, à bulletin secret, tous les 3 ans en réunion du conseil d’administration.

Exceptionnellement, l'admission d'un nouveau membre du bureau avant le terme des 3 ans est possible par vote à l'unanimité des membres du CA. Le candidat doit être un membre du CA.

Réunion :
Les deux bureaux sont en liaison permanente et se consultent régulièrement pour voter,
soit lors des réunions de chaque bureau, soit par mail sur des points précis. Le(la) président-e fait le lien.

Vote :
Les décisions des membres du bureau sont votées à la majorité des 2/3. chaque bureau porte une voix (2) + la voix du (de la) président-e générale (1).


CONSEIL D'ADMINISTRATION

Membres :
Les membres du conseil d'administration doivent être adhérents depuis au moins un an.

Les exceptions sont possibles par un vote, à bulletin secret à l'unanimité des membres du CA sortant.

Dans la mesure du possible, le CA doit représenter chaque antenne (Réunion et Métropole), leur nombre est proportionnel au nombre d'adhérent de chaque antenne (ex10% + 90%).

Election :
Les conseillers d’administration sont élus pour une durée de 3 ans lors de l’assemblée générale par les membres adhérents.

L'admission ou la démission d'un membre du CA avant le terme des 3 ans est possible une fois par an, par un vote à l'AG.

Réunion :
Le conseil d’administration est consulté régulièrement pour voter soit lors des réunions soit par mail sur des points précis.

Vote :
Les décisions des membres du CA sont votées à la majorité générale.

ADHERENTS

Membres :
Les adhérents doivent être à jour de leurs cotisations de 20€ au début de chaque année civile.

Vote :
Tous le 3 ans, lors de l'Assemblée Générale, les adhérents élisent le Conseil d'Administration qui les représente. Les adhérents ne pouvant pas se rendre aux assemblées votent par procuration. Chaque année lors de l'AG les adhérents approuvent les bilan et projet par vote. Ils seront consultés pour avis sur différents points mais seul le CA prends les décisions.

Communication :
Les adhérents sont informés régulièrement des activités de l'association, par le biais du site internet, ou par courrier.

 

DONATEURS
Les donateurs peuvent assister aux AG mais n'ont pas droit de vote. Ils peuvent être consultés pour avis sur différents points, mais ne sont pas décisionnaire.
Les donateurs sont informés régulièrement des activités de l'association par le biais du site internet, ou par courrier.

 

ASSEMBLEE GENERALE – ASSEMBLEES PREPARATOIRES

Une fois par an une Assemblée Générale a lieu en début d'année.

Assemblées préparatoires :
Au préalable dans le cours de l'année deux assemblées préparatoires auront lieu, une pour l'antenne Réunion, l'autre pour la métropole.
Elles ont valeur d'assemblées générales partielles et donnent lieu à des procurations pour l'Assemblée Générale.
Assemblée Générale :
L'Assemblée Générale réunie les procurations des deux Assemblées Préparatoires et valide officiellement les votes.

Pour des raisons de facilité, on peux fusionner une des deux Assemblées Préparatoires avec l'Assemblé Générale, quand l'une d'elle a lieu au même endroit (exemple à La Réunion), dans ce cas la deuxième antenne doit être représentée, soit par un membre du CA, soit par le (la) président-e général-e.

Tenue :
Lors des assemblées, le bilan moral, le bilan financier, les projets et le budget prévisionnel sont présentés.

Vote :
Les adhérents approuvent par vote à la majorité à main levé (ou par procuration) chaque pièce présentée. En cas de désaccord l'adhérent doit expliquer les raisons de sa désapprobation. Les membres du CA prennent note de ce désaccord afin d'en discuter en réunion. En cas d'un vote majoritairement négatif des adhérents, le CA devra renouveler l'assemblée générale et proposer de nouveaux bilans/projets.

Tous les 3 ans les adhérents votent à la majorité et à bulletin secret pour l'élection des membres du CA.

 

 

COMPTABILITE

L'argent transite par les trésoriers qui d'une part envoie à la banque l'argent, d'autre part les infos à la comptable. Une fois par an la comptable prépare le bilan et le compte de résultat.

Les trésoriers sont en contact permanent avec la comptable.

 

Dons, adhésions et vente :
Les dons et adhésions sont envoyés aux deux adresses :

Zanaky-Lokaro Réunion-  254 chemin surprise 97456 ST LEU – LA REUNION
Zanaky-lokaro Métropole - Pradels, 34390 ST VINCENT D'OLARGUES.

A chaque réception de don où d'adhésion un bulletin doit-être rempli (si l'adhérent ne l'a pas fait) et envoyé à la secrétaire métropole qui tient à jour le listing des adhérents et donateurs.

L'argent est réceptionné par les deux trésoriers qui l'envoie à la banque.

Il est envoyé en parallèle une photocopie des chèques avec un tableau mentionnant l'objet (dons, adhésions, vente de cartes, de DVD...). Un reçu est envoyé à chaque donateurs/adhérents par (qui?)

En résumé réception d'un don =envoi à la banque (chèque) +envoie à la comptable (info)+envoie à la secrétaire métro (listing) + envoi à l'adhérent (reçu fiscal)

Remboursement de frais :
Quand un membre a des frais a se faire rembourser, il doit remettre à le(la) trésorière la facture accompagnée d'une fiche de remboursement de frais mentionnant le n° du chèque, la somme remboursée, l'objet et la date. Le trésorier le rembourse alors et transmet la fiche et la facture à la comptable.

 

LES FONDS 

Les fonds de l'association proviennent des dons des donateurs privés, des adhésions et des ventes de petits produits ces dernières étant minoritaire.

 

DEPENSES 

Nous portons une vigilance sur l'utilisation des fonds qui doivent servir impérativement les objectifs de l'association et son fonctionnement de manière directe ou indirecte.

Frais de fonctionnement direct :

- les frais de gestion, dépenses courantes pour le fonctionnement du bureau (petit matériel, consommable, poste, courrier, frais bancaires, Journal officiel...) doivent être approuvés au préalable par un des membres du bureau. Un budget de 350 €/an est attribué.

- les investissements pour l'équipement de la structure à Madagascar sont soumis au vote du bureau pour les investissements importants (aménagement, construction), mais pour des frais moindres (mobilier, matériel et équipement...), la règle sur place est de faire confiance au responsable de la mission de fonctionnement (voir mission de fonctionnement),

- les dépenses de personnel (salaire des enseignants, primes...) sont voté au CA.

- les intervenants extérieurs à l'association, pour une action durable sur le terrain (les formations pour les instituteurs et les enfants, la visite régulière du médecin...) sont soumis au vote du CA, pour une intervention ponctuelle nécessitant une réponse rapide (médecin, opportunité...) l'intervenant de terrain peut suffire avec l'accord de la ou du président.

- les dépenses courantes de la vie scolaire (livres, matériel scolaire, dépenses de transport…) sont au libre arbitre du responsable de la mission de fonctionnement (voir mission de fonctionnement),

- les dépenses liées à la mise en place d'activités ou d'actions sur place (matériel pour des ateliers, achat de médicaments, achat d'arbres, dépenses de transport...) sont voté lors de la validation de chaque projet de mission par le CA.

 

Frais indirect :

-les achats permettant une revente avec plus value pour l'association (carte, calendrier...) sont voté par le CA sur présentation d'un budget prévisionnel,

-les achat pour la préparation d'un événement (expo, manifestation diverses) visant la récolte de fond ou la communication sont voté par le CA sur présentation d'un budget prévisionnel,

-les outils de communication permettant de faire connaître notre action et de la valoriser auprès des donateurs (lettres des adhérents, plaquette, film...) sont voté par le CA sur présentation d'un budget prévisionnel.

 

2/LES MISSIONS

Il faut distinguer deux types de missions :

A-LES MISSIONS DE FONCTIONNEMENT DE L'ÉCOLE

ont discerne 3 à 4 missions incontournables réparties comme ceci :
- la rentrée scolaire
- la fin d’année civile
- la fin d’année scolaire

Elles font l'objet d'une feuille de route précise et assez lourde. Elles sont comme le cordon ombilical entre la vie de l'école à Lokaro et l'association. Les dépenses lors de ces missions sont au libre arbitre du responsable de la mission de fonctionnement, sauf dépenses lourdes, voir plus haut.

Un budget de 2000€/an est alloué pour les frais de transport du responsable de ces missions. Sa candidature sera validé par les bureaux.

 

B-LES MISSIONS THÉMATIQUES

Il est important qu'au moins un  des membres de la mission soit familiarisé avec Lokaro.

Projet :
Chaque mission devra être présentées avec un projet de mission mettant en évidence les objectifs, les bénéficiaires et les moyens. Le projet sera validé par le CA.

Objectifs :
La mission devra être en totale cohérence avec les objectifs humanistes de l'association et apportera directement ou indirectement des bénéfices humains en terme d'éducation, santé, apprentissage, loisirs. Les bénéficiaires seront : les enfants, leurs entourages, enseignants et parents ou la structure (ex. travaux, d'aménagement...).

Le contenu de chaque mission devra être étudié afin d'être en respect avec la culture locale.

S'inscrire dans l'histoire de l'association :
Notre expérience du terrain nous montre que chacun aborde le monde du Sud d’une manière subjective. Nous pouvons être touché(e)s par des rencontres et avoir envie d’aider… Il est peut-être bon de rappeler qu'à Lokaro et à Fort Dauphin, nous sommes les ambassadeurs et ambassadrices de l'association. Afin de ne pas perturber son action, il est suggéré à chacun(e) que toute aide personnelle soit énoncée aux membres du bureau avant d'être entreprise afin que nous puissions « voir » dans quelle mesure elle ne provoquera pas de perturbations qui nuiraient à la ligne de conduite de l'association.

Frais :
Les frais de matériel et de transport du matériel lié à la mission devront être clairement exposé lors du projet de mission afin de rechercher toutes les possibilités pour les réduire (mutualisation du transport, demande de sponsoring, récupération, dons...).

Hébergement et nourriture :
A Fort Dauphin, un logement est proposé chez une amie de l'association Raymonde, le logement est limité à l'arrivée et au départ de la mission, prévoir une participation au frais (voir avec Anne-Marie). Sur le site de Lokaro, en période scolaire au delà de trois personnes prévoir de camper. Hors période scolaire voir au coup par coup.

Les missions doivent partir de Fort Dauphin en autonomie alimentaire, attention peu ou pas d'électricité. Prévoir vos courses au départ de Fort Dauphin en tenant compte qu'il va falloir conserver les aliments (légumineuse, céréales, riz, huile). Tenir compte que la population ne mange pas à sa faim. Sur place nourrissez-vous simplement et soyez discret.

Déchets : Ramener vos déchets avec vous.

Déplacements :
Les frais liés au déplacement pour une mission sont à la charge des intervenants.

Toutefois une aide pourrait être consenti pour une missions exceptionnelle et importante, dans la mesure ou l'intervenant a épuisé toute ses possibilités d'auto-financement et en fait la demande auprès du CA. Ces aides seront exceptionnelles et ne couvriront qu'une partie du déplacement. Chacune fera l'objet d'une étude précise et d'un vote à la majorité des deux tiers du CA.

Comportement :
Le comportement des intervenants sur place devra être adaptés, c'est à dire qu'il devra tenir compte de l'approche humaniste que souhaite véhiculer l'association à travers ses actions et ses membres (violence, alcool drogue, relation amoureuse avec les habitants sont proscrits lors du temps de la mission). Il convient d'être à l'écoute de nos hôtes, d'essayer de les connaître, de comprendre leur culture et ne pas avoir une attitude qui pourrait les heurter ou les choquer. Le nombre d'intervenant sur le site devra être limité afin de ne pas perturber la vie du village.

Loi du pays :
Attention de bien respecter la loi du pays qui nous accueil.

 

3/PARRAINAGE

L'association Zanaky-Lokaro met en place un parrainage pour la scolarité des enfants de Lokaro au collège de Fort Dauphin.

Le parrainage permet à la famille de laisser l'enfant continuer ses études sans que ce soit une charge pour la famille. Les enfants sont logés dans leurs familles/amis à Fort Dauphin, ils suivent l'enseignement secondaire de l'école publique.

Le montant du parrainage est de 15€/mois qui permet d'assumer la totalité des frais de scolarité (fourniture scolaire, transport) mais aussi les vêtements et la nourriture. Les parrains/marraines s'engagent (dans la mesure du possible) à aider les enfants pendant la durée de la scolarité au collège.

Les parrains et marraines pourront communiquer par lettre avec la boite postale relevée par les instituteurs ou confier leurs lettres aux intervenants qui se rendront à Lokaro.

La somme donné par les parrains/marraines étant suffisante, il n'est pas souhaitable qu'un supplément soit donné aux enfants.

 

4/COMMUNICATION

Mail :
L'utilisation du mail est importante pour communiquer rapidement, à moindre frais. Nous incitons les adhérents à nous communiquer leur mail.

Site :
Un site a été créé pour faire le lien entre chaque membre de l'association et une vitrine pour les personnes intéressées.

On peut y voir les CR de mission, CR d'AG, les projets, les annonces de manifestations et d'opérations diverses. Les nouvelles importantes de Lokaro ou de Madagascar. Le blog est ouvert et vous pouvez faire vos commentaires.

N'y figure pas les CR de réunion du CA ou du bureau.

Plaquette :
Une petite plaquette est à la disposition des adhérents.

Le film :
Un DVD est en vente pour sensibiliser les personnes à notre action. Le prix de vente est de 10€ pour une utilisation familiale. Pour une projection public dans la cadre d'une école ou d'une organisation le prix du DVD est de 15€. Pour une projection lors d'une manifestation ouverte, un prix d'entrée est demandé au bénéfice de l'association.

 

5/LES PRODUITS DE VENTE

Des produits (ex. cartes ou calendriers, revente d'artisanat local...) peuvent être vendu avec une plus-value pour l'association.

Les cartes :
Des lots de 8 cartes sont vendues à 5€ le lot. Ces partes sont vendues au profit de l'association.

Les DVD :
Les DVD sont vendu 10€ pièce. Pour une projection public un prix d’entrée au profit de l’association est demandé.

6/LES MANIFESTATIONS

Les projets de manifestations doivent être présentés au CA qui les valide. Le projet est accompagné d'un budget prévisionnel et d’un bilan en fin d’action.